Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma trudnościami i obowiązkami, z którymi muszą radzić sobie przedsiębiorcy. Jednym z takich obowiązków jest bez wątpienia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, które w Polsce jest obowiązkowe dla przedsiębiorstw. Nie musisz jednak robić tego samodzielnie, ale skorzystać z usług specjalistycznej firmy, która pomoże Ci kompleksowo i profesjonalnie.

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest tak istotne?

Zanim jednak przejdziemy do korzyści płynących z korzystania z zewnętrznego archiwum, warto dowiedzieć się, dlaczego w ogóle musisz zadbać o tę kwestię. Jak się okazuje, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów jest w Polsce obowiązkowe i dotyczy zarówno pism księgowych, jak również umów z pracownikami. Te pierwsze należy przechowywać przez okres 5, a drugie – 50 lat. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z różnego rodzaju konsekwencjami, w tym z karami finansowymi.

Ze względu na bardzo dużą ilość dokumentacji, gromadzonych przez firmy nawet w ciągu kilku lat funkcjonowania, wielu przedsiębiorców nie ma możliwości założenia własnego archiwum dokumentów. Na szczęście, jak wspomnieliśmy na początku, możliwe jest skorzystanie z archiwum zewnętrznego, które zaoferuje Ci specjalistyczna firma – w ten sposób zyskasz wiele korzyści. Jakich>

Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum – 4 najważniejsze korzyści

Korzyść 1 – Archiwizowanie dokumentów w najlepszych warunkach

Korzystając z archiwum danych zewnętrznej firmy masz pewność tego, że panują w nim najlepsze warunki – specjaliści dbają nawet o właściwą temperaturę czy wilgotność powietrza. Dzięki temu wszelka firmowa dokumentacja będzie w doskonałym stanie nawet wiele lat później, co jest oczywiście bardzo istotne – zarówno z punktu widzenia przepisów prawnych, jak i funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa.

Korzyść 2 – Bezpieczeństwo danych

Specjaliści korzystają też z najlepszych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu Twoje firmowe dane są w stu procentach bezpieczne i nie musisz obawiać się, że trafią w ręce niepowołanych osób. A to w dobie obowiązującego RODO jest niezwykle istotne.

Korzyść 3 – Łatwy dostęp do pism i umów

Oczywiście korzystając z usług zewnętrznych specjalistów możesz mieć pewność tego, że dostęp do nich nie będzie w żadnym stopniu utrudniony – skorzystasz z nich wtedy, kiedy będziesz chciał, a do tego będziesz mógł przyznać dostęp do danych odpowiednim osobom. Co więcej – firma zewnętrzna zaoferuje Ci cyfryzację dokumentów, dzięki czemu wprowadzisz w swojej firmie elektroniczny obieg, który znacznie usprawni Twoje codzienne działania. Dzięki temu dostęp do pism i umów, a także ich wyszukiwanie będzie o wiele łatwiejsze niż do tej pory.

Korzyść 4 – Oszczędność czasu i pieniędzy

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów we własnej firmie mogłoby nie tylko być niezwykle czasochłonne i drogie, ale zwyczajnie niemożliwe. Korzystając z usług zewnętrznych specjalistów oszczędzasz więc mnóstwo czasu, a także pieniędzy, co z całą pewnością będzie dla Ciebie korzystne. Wystarczy tylko, że znajdziesz odpowiednią firmę, która posiada na swoim koncie wiele realizacji i cieszy się pozytywnymi opiniami klientów, a ten żmudny obowiązek przestanie być Twoim problemem. A co za tym idzie – skupisz się na swojej podstawowej działalności i zyskasz większe szanse na sprawny rozwój przedsiębiorstwa!