W każdej firmie pojawiają się mniejsze, bądź większe problemy z korespondencją. Oczywiście w małych firmach utrudnienia w obiegu dokumentacji nie są tak duże, natomiast wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa, rozwojem i powiększaniem się działów, będzie to coraz trudniejsze.

Prawidłowa obsługa korespondencji jest istotna, a szczególnie z uwagi na to, że spora jej część przychodząca do firmy, to bardzo ważne dokumenty, umowy i powiadomienia, a jakakolwiek pomyłka na tym polu, może wiązać się z konsekwencjami. Najlepiej, kiedy wysyłką listą i odbiorem korespondencji, zajmuje się wykwalifikowany pracownik, bądź też wyspecjalizowana w tym, zewnętrzna firma.

Jakie zadania należą do osoby, odpowiedzialnej za obsługę korespondencji?

Należy zacząć od tego, iż wymaga to wiele pracy. Chociaż nie jest to bardzo trudne, z pewnością wymaga precyzacji, cierpliwości i czasu. O ile w małej firmie możliwe jest, aby obsługą korespondencji zajęła się jedna osoba, o tyle w wypadku większych, często zleca się to zadanie zewnętrznym podmiotom, które świadczą profesjonalne usługi obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

W wypadku przychodzącej, chodzi tu o nadanie dokumentom numeru w bazie, odnotowanie nadania numeru, wprowadzenie daty wpływu i daty samego dokumentu. Pozostałe czynności, zwykle są uwarunkowane systemami i programami, jakie funkcjonują w firmach. Zwykle do wpisu, wprowadza się termin odpowiedzi nadawcę i dekretację. Czasami podaje się też miejsce przechowywania oryginału pisma. Zdarza się też, że firma używa pewnego sposobu zapisu skrótowego, czego owe pismo dotyczy. W wypadku wychodzącej korespondencji, również nadaje się jej numer, wprowadza datę wypływu dokumentu z firmy, a także nadawcę.

Wszelkie dane powinny być gromadzone w specjalnej książce nadawczej lub też odbiorczej, która przyjmuje klasyczną (papierową) lub też elektroniczną formę. Warto zaopatrzyć się w profesjonalne oprogramowanie, które przeznaczone jest do rejestracji korespondencji, jednak nie spotkamy go w każdej firmie.

Pamiętajmy o nieustannie zmieniających się przepisach

Firmy i osoby, których zadaniem jest obsługa korespondencji, zobowiązane są do śledzenia i dostosowywania się do nowych przepisów prawnych. Aktualnie, bardzo istotne jest przestrzeganie wymogów RODO. Bardzo istotne jest, aby zwracać uwagę na szczególną ochronę danych osobowych. Wszelkie czynności, które dotyczą firmowej korespondencji, muszą być wykonywane bardzo starannie i rzetelnie. Praca ta, jest wyjątkowo wymagająca.

obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a outsourcing usług

Nasza firmowa korespondencja wcale nie musi być obsługiwana przez nas samych, czy też przez osobę przez nas zatrudnioną. Aktualnie, spotkamy na rynku bardzo dużo firm, które specjalizują się w wykonywaniu wszelkich istotnych czynności, które dotyczą obsługi firmowej korespondencji. Bardzo często zaleca się, aby podpisać umowę właśnie z taką firmą, gdyż dla samego przedsiębiorstwa jest to rozwiązanie wyjątkowo praktyczne i niesie za sobą sporo wydatnych korzyści.

Firma od obsługi korespondencją – co może nam zaoferować?

Najbardziej cenione na rynku firmy, które zajmują się obsługa korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej, zwykle są w stanie przejąć większość, a nawet i wszystkie zadania. Gwarantują swoim klientom bezpieczeństwo procedur, pełną rzetelność oraz  terminowość. Tego typu firma zobowiązana jest do odbioru korespondencji z naszej siedziby, a także przygotowanie jej do wysyłki – ważenie, taryfikowanie, nanoszenie opłat oraz bezpieczne dostarczenie do urzędu pocztowego. Tego typu firma, odpowiada także wypełnianie książki nadawczej. Rozszerzona oferta, może też obejmować chociażby odbiór korespondencji ze skrytek, dokładną rejestrację oraz dostarczenie dokumentów do firmy.

Jest to z pewnością bardzo praktyczna usługa, natomiast warto aby każde przedsiębiorstwo posiadało swój własny model działania, który jest dostosowany do charakteru firmy.